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ワークフローシステム

ワークフローとは?

「ワークフロー」とは一般的には「業務の流れ、もしくわ流れを図式化したもの」です。
ここで説明する「ワークフロー」とはワークフローシステム(以下、ワークフロー)を指しています。
「稟議システム」や「電子決裁システム」、活用方法によっては「BPM」と呼ばれるケースもあります。
昨今では、更新履歴の管理で改ざんの防止や早期の不正発見を目的としたワークフロー導入も進んでいます。
ワークフローは業務手続きを電子化することで、これまでかかっていた業務負担を減らします。
業務改善でも削減できない各種申請・稟議などの組織として必要な業務を、
電子化でスムーズかつ スピードを持って対応できるようにする。それがワークフローです。

ワークフローのメリット

決裁期間や書類管理の手間に大きな違い

従来の紙のやり取りによる申請書や稟議書は書類のやりとりに多くの時間がかかってしまう、どこまで決裁が進んでいるか進捗状況がわからない。また保管すする紙がどんどん増えていくなどの問題がありました。ワークフローを導入することによって、今まで決裁のかかっていた時間の大幅短縮が可能になり進捗状態もリアルタイムで分かるようになります。また、全て電子化しているため紙の保管の必要がなくなり常に整理された状態を保つことができます。

新しい業務フローで業務スピードが高速化

郵送・メール・FAXを使った書類のやりとりがなくなり全てシステム内で完結します。拠点間をまたぐ決裁も距離に影響されることはありません。また、システム化することによりオフィス外での申請や承認作業も可能になりました。様々なワークスタイルに対応することができ、急ぎの承認依頼にもすぐに対応することができます。また、システム化により書類の検索ができるようになります。紙で保管していたときは書類を探すのに大量のファイルの中から該当する書類を探さなくてはいけませんでした。しかし、システム化できていれば書類項目や担当者名での検索だけでなく、指定した条件に該当する複数の書類を見つけることも容易になります。

紙文書では難しかった業務手続きが可能になることで、内部統制につながる

意思決定プロセスや承認日時など紙文章では記録に残すことができなかった情報もワークフローは全て記録します。また、紙の保管により改ざんのリスクがありましたがシステム化により決裁後の改ざんを防ぐことができます。また承認者を飛ばして決裁処理が行われるといったイレギュラーな処理が不可能になり決められた適正なルートでのみ承認作業を行うことができます。

お勧めのワークフローシステム

X-point

X-pointは現在ご利中の申請フォーマットをほぼ同様のイメージで電子化し、運用することができます。フォームが変わらないため社内に浸透しやすく、業務の効率化に繋がります。汎用ワークフローならではの複雑な承認ルートも設定でき、現在の運用により近いイメージでワークフローを実現することが可能です。さらに、ロケーション問わずモバイル端末やモバイルPCからでもアクセスすることができます。
※構築環境により異なります。
【参考URL】

X-point(2256KB)

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