郵送・メール・FAXを使った書類のやりとりがなくなり全てシステム内で完結します。拠点間をまたぐ決裁も距離に影響されることはありません。また、システム化することによりオフィス外での申請や承認作業も可能になりました。様々なワークスタイルに対応することができ、急ぎの承認依頼にもすぐに対応することができます。また、システム化により書類の検索ができるようになります。紙で保管していたときは書類を探すのに大量のファイルの中から該当する書類を探さなくてはいけませんでした。しかし、システム化できていれば書類項目や担当者名での検索だけでなく、指定した条件に該当する複数の書類を見つけることも容易になります。

意思決定プロセスや承認日時など紙文章では記録に残すことができなかった情報もワークフローは全て記録します。また、紙の保管により改ざんのリスクがありましたがシステム化により決裁後の改ざんを防ぐことができます。また承認者を飛ばして決裁処理が行われるといったイレギュラーな処理が不可能になり決められた適正なルートでのみ承認作業を行うことができます。